フリーアドレス成功の秘訣とは？押さえるべきポイント3選

フリーアドレスとは、社員がそれぞれの好きな席で働くオフィススタイルです。従来型の固定席と対をなすワークスタイルとして、企業に広く浸透しています。例えばフードコートや図書館のように固定の席を決めずに空いている席を自由に使う形式のため、外出や離席している社員の座席スペースを有効活用できます。

フリーアドレス、と聞くと外資系やベンチャー系などの企業だけが導入しているように思われがちですが、最近ではオフィスの新定番として採用する企業が増えています。

それでは、フリーアドレスを採用する企業はどのような目的で導入しているのでしょうか？
主な理由は以下の2つです。

従来型の固定席の場合、社員それぞれの席が指定されているため、部署ごと、チームごとに固まりやすく、ある特定の人たちとしかコミュニケーションを取らない傾向があります。そのため、いつも決まった部署内・チーム内のメンバーとばかり交流し、部署外の交流は疎かになりがちです。一方でフリーアドレスの場合は、部署ごと、チームごとに座る席が決まっておらず、空いている席に自分の好きなタイミングで座るため、出社するごとに近くで仕事をする人が異なります。これにより、部署・チーム・組織を超えたコミュニケーションの活性化につながります。

固定席の場合、基本的に社員が在席でも離席でも外出中でも、その席のスペースが空くことはありません。一方でフリーアドレスの場合、外出や離席している社員のスペースは確保しなくてよいため、その分、オフィスの限られた空間を有効に使用することができます。
空いたスペースにはテレワークブースやミーティング用ブースを設置することで、会議室の不足や作業スペースの不足を解消することができ、一石二鳥です。

それでは、どんな企業がフリーアドレスに向いているのでしょうか？特徴をまとめてみていきます。

向いている企業の特徴

• ✔営業の外出など社員の在席率が低い企業
• ✔ノートパソコンひとつで作業ができる企業
• ✔ペーパーレスの実現しやすい企業
• ✔部署間のコミュニケーションを強化したい企業
• ✔場所や時間にとらわれない働き方を推進したい企業
• ✔若手や中堅層にリクルートを推進したい企業

向いていない企業の特徴

• ✔企画・業務部門が多いなど社員の在席率が高い企業
• ✔ノートパソコン以外の実作業が多い企業
• ✔個人情報・機密情報などの影響でペーパーレス化がしにくい企業
• ✔部署内のコミュニケーションでことたりる企業
• ✔決められた場所・決められた時間での勤務を重要視する企業

「向いていない企業の特徴」に当てはまった場合でも、「向いている企業」への転換が求められている会社には、フリーアドレスの導入が有用な場合があります。

ここでフリーアドレスのメリットをまとめてみます。

• ✔コミュニケーションを促進できる

固定席でない分、出社するたびにさまざまな人と接して会話することができます。これにより、部門をまたいだコラボレーションを促進することができます。

• ✔柔軟な働き方を促進できる

テレワークブースや集中スペースなど、社員の気分や状況に応じて働く場所を選ぶことができるため、仕事が効率的に進みやすくなります。

• ✔急な組織変更・異動に対応できる

固定席の場合、席に人が紐づいているため、年度初めなどの異動や組織変更の際、大幅な席替えやレイアウト変更が必要でした。フリーアドレスの場合、組織変更に応じてレイアウトを調整する必要がないため、柔軟に対応することができます。

一方でデメリットは以下の通りです。

• ✔誰がどこにいるか部下の管理が難しい

固定席でないため、誰がどこにいるかそもそも出社しているのか明確ではありません。そのため、チーム内の伝達事項がスムーズでなくなってしまうケースがあります。

• ✔社員の荷物管理が難しい

デスクやスペースが共用のものになってしまうため、少し荷物を置いて離席する等ができず、自分の荷物をすべて持った上で移動しなければならない等、細々とした荷物管理の負担が増える場合があります。

さまざまなメリットやデメリットがあるフリーアドレスですが、成功させるには入念な準備が欠かせません。ここではフリーアドレスを成功させるポイント3選をご紹介します。

社員にフリーアドレスの目的がしっかり伝わっていない場合、フリーアドレスに対してネガティブな感情を抱いてしまったり、固定のメンバーで集まって座ってしまったりなどの問題が発生します。
また、「オフィスを新しくしたついでにフリーアドレスにしたのでは？」と社員が認識していた場合、目的意識が薄いため、オフィス内の運用ルールを守ってもらえない状況が発生します。

この問題を避けるため、フリーアドレス導入時には「部門を超えたコミュニケーションの活性化」「会議・作業スペースの確保」など目的をしっかり共有し、何のために行うのか明確にすることが重要です。これにより、フリーアドレスに対してポジティブな反応をもってもらうことで、ルールや意義を浸透させることができます。

また、運用しているオフィスの問題解決を行う、「オフィス向上委員会」を開くなど、オフィスの環境を快適にするための仕組みづくりもおすすめです。

フリーアドレスは採用して終わり、ではなく「運用」が肝になるオフィススタイルです。
固定席の場合でもルールはつきものですが、特にフリーアドレスの場合はキープする運用体制がないと、「固定席のように使用する」など形骸化してしまう危険性があります。

このため、「部門を超えたコミュニケーションの活性化」といった目的を周知した上で、

• ・フリーアドレスの席を荷物置き場として使わない
• ・固定されたメンバーで集まって使用しない
• ・新人育成の場合は席を固定する
• ・在席管理システムを導入する

など、運用ルールをしっかりと定めて、ある程度柔軟に対応していくことが重要です。

フリーアドレスのオフィスでは、下記のようなツール・什器を使用することでより快適に仕事をする環境を整えることができます。

フリーアドレスを導入したオフィス事例を紹介します。

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今回は、フリーアドレスの基本からメリット・デメリットに関してご紹介しました。フリーアドレスはただ固定席でなくすればいい、というものではなく、目的の共有がとても重要になるスタイルです。TOPPANではオフィスの改修・リニューアルはもちろんのこと、フリーアドレスに関するご相談も承っております。導入検討中の方はぜひ、下記お問い合わせフォームよりご連絡ください！