スマートオフィスとは？特徴や導入のポイントをわかりやすく解説

スマートオフィスとは、IoTやAI等の先進技術を取り入れたオフィスのことです。情報系のシステムやセンサーなどの各種デバイスを導入することで、知的生産性を向上させる施策として、近年注目されています。

オフィスをスマート化することによるメリット4つをご紹介します。

・知的生産性の向上

スマートオフィスの導入により社内のインフラが整うことで、社員一人ひとりの知的生産性を向上させることができます。例えば、ある特定の場所にしかデバイスがないため移動の時間が発生してしまったり、相談したい人がどこにいるのかわからず探し回ってしまったり、働きにくさを感じてしまうことは往々にしてあるものです。そういった問題をデバイスやセンサーを設置し解決することで、無駄な時間や労力のかからない環境を整備することができます。各人が効率的に動くことで、業務効率の改善や知的生産性の向上につなげることができるのです。

・柔軟な働き方の促進

スマートオフィスの導入によりネットワーク環境を整えることができれば、社員がどこでも働ける環境を整備することができます。営業先や出張先、在宅勤務中でも、オフィスと同じように作業することができれば、デスクに縛られず働くことが可能になります。また、オフィスのスマート化にあわせて、フリーアドレスを導入することで、社員一人ひとりがそれぞれに適した場所で作業しやすくなるためおすすめです。

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・優秀な人財*の確保

企業の存続に不可欠な「人財の確保」にもオフィスのスマート化は大変有効です。労働人口が減少し、企業間での競争が激化する中、「働きやすい環境で仕事をしたい！」と考えている求職者にリーチする上で、「スマート化の進んだオフィス」は大きなアピールポイントになります。結果として、オフィスから離れている遠方の求職者も採用することができれば、人財不足な状況の中でも優秀な人財を確保しやすくなります。また、これから会社に入ってくる求職者のみならず、現在働いている優秀な社員にとっても、インフラが整っている働きやすいオフィスは魅力的なため、人材の流出を防ぐことにもつながります。

*TOPPANでは、激しい環境変化を克服し、永続的な発展を目指す企業にとって「人」は「財産」であるとの考えから人材を「人財」と表しています。

・ランニングコストの削減

スマートオフィスの導入に伴い、インフラ整備に関わる初期投資はもちろん必要ですが、一方でランニングコストを削減しやすくなります。例えば、光熱費やオフィスの賃料など、使っていない場所の照明やエアコンを自動で感知して消したり、テレワークや在宅勤務を行う社員を見込むことで、オフィスを縮小したりすることで、長期的なコストの削減、固定費の節約を行うことができます。

メリットの大きいスマートオフィスですが、運営のコストなどデメリットもつきものです。ここでは3つ紹介します。

・運営/運用のルール策定が難しい

スマートオフィスを導入するためにさまざまなツールやデバイスの連携が必要になるため、その管理や使用方法のルール決めが課題となります。新しいツールやデバイスは社員にとっては見慣れないものであるため、使用方法のレクチャーなどをしっかり行わない限り、活用されずに「置物」になってしまうケースもあります。導入予定のツールのマニュアルをうまく活用しながら、全体の運用体制をしっかり整えていくことが大切です。

・初期費用がかかってしまう

新しいデバイスやツールを導入して既存のものを入れ替える都合上、どうしても導入のコストが発生してしまいます。ツールの単価や台数、導入面積によってはコストが多額になる可能性があるため、あらかじめ費用を算出・試算し、相見積もりを取りながら検討することが重要です。初期コストが多額な場合は、一度導入箇所・ツールに優先順位をつけることがおすすめです。よりインフラに近いところから導入を進めることで、費用を分散させることができます。

・セキュリティの対策が必要

インターネットやIoT技術を導入する都合上、サイバー攻撃やウイルスの感染など、安全性が脅かされるリスクがあります。機密情報や重要情報の漏洩は絶対に避けなくてはいけないため、対策を講じるとともに社員の教育も行っていく必要があります。

さまざまなメリットやデメリットがあるスマートオフィスですが、導入にあたって押さえておくべきポイントがいくつかあります。ここでは抜粋して3つご紹介します。

ポイント①　オフィスの現状を分析する

スマートオフィス導入にあたり欠かせないのが「社内の現状分析」です。何が不便なのか、何が課題なのかしっかり書き出すことで、必要なソリューションを把握することができます。無駄なコストを発生させないために、下記をしっかり確認しておきましょう！

• ✔既存のアナログ業務のうち、何をデジタル化するのか
• ✔電波やWi-Fiが入りづらい場所はないか
• ✔使用しているデバイスはIoTのシステムに対応可能か

ポイント②　一度に導入するのではなく少しずつ導入する

すべてのフロア、すべての部署で一気にスマートオフィスを導入した場合、初期費用が膨大になってしまいます。コストが多額だと社内調整や捻出が難しいだけではなく、マニュアル作成や社内周知が追いつかないなどの問題が発生しやすいです。また、段階的に導入をすることで失敗や反省を次に活かすこともできます。高額なコストをつぎ込んだ後に方向転換、というのも難しいので、PDCAをまわしながら少しずつ導入していきましょう。
特に、「フリーアドレス」や「ペーパーレス」など比較的難易度の低いところから導入していくのがおすすめです。

ポイント③　運用だけではなく不具合発生時のマニュアルを用意する

スマートオフィス導入時、新しいデバイスやツールの不具合が往々にして発生します。このとき、マニュアルを用意していないと担当者が対応に追われてしまい、他の業務が手につかない…といった事態は避けなくてはなりません。導入ツールには個々にマニュアルが用意されているケースが多いため、FAQのような形でマニュアルにまとめておきましょう。

ここでは簡単に導入ツールの種類をご紹介します！課題や種類に応じて自社に合ったツールを選んでいきましょう！

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スマートオフィス導入にあたり、さまざまなツールやデバイスの検討が必要になります。押さえておくべき選び方のポイントは以下の通りです。

✔ユーザビリティが高いか

ツールの導入時、大切になるのが「ユーザビリティ」です。業務効率化のためにIoT機器や業務効率化ツールを導入しても、社員が使いこなせないと意味がありません。社員の中にはITの知識に精通している人やデジタルツールを使い慣れている人だけではなく、習得までに時間がかかる人も存在しています。専門的な知識がなくても使いやすく見やすいツールを選び、しっかり活用へとつなげていくことが肝心です。導入前に無料体験版などを利用し、ユーザビリティを確認しておきましょう。

✔マニュアルやサポートが充実しているか

オフィスに新しいツールを導入する場合、社員へツールの使い方を説明する必要があります。資料が充実しているツールの場合はその内容をマニュアルに転用できるため、作成の手間を減らすことができます。
また、サポートが充実しているかも重要なポイントです。不具合や故障が起こった際、サポートが十分に受けられないと、業務に支障が出てしまいます。時間をかけずに問題を解決できるよう、24時間365日対応などサポートが充実しているツールを選びましょう。

✔社内のシステムやサービスと連携できるか

新しいツールを導入しても社内のシステムと連携できなければ、システムを一から構築することになります。ゼロからの構築は莫大なコストがかかってしまうため、社内の既存のシステムとうまく連携させながら、利便性と導入コストを天秤にかける必要があります。

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今回は、スマートオフィスの基本からメリット・デメリットに関してご紹介しました。スマートオフィスは業務効率化や長期的なコスト削減につながる、今の時代のオフィススタイルです。
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